IKEA Japan del 2: Byråkrati, regler och annat

I detta inlägg tänkte jag berätta lite mer detaljerat om hur ansökan och pappersexercisen gick till för att börja jobba på IKEA Japan.

Jag anser i vanliga fall att "tur" ofta är ett tillstånd man själv skapar och ogillar därför det ordet då det oftast associeras med opåverkbara krafter utifrån, men i mitt fall så använder jag det ändå för att understryka hur stark motståndet för att komma in i IKEA Japan. Jag hade ingen betydande dokumenterad arbetslivserfarenhet att visa upp, lumpen 10 månader, hemtjänst 2 år, Au Pair 1 år o s v. Jag hade ingen universitetsexamen då jag inte skrivit min kandidatuppsats eller yrkesutbildning och jag hade inte något egentligt bevis på mina japanskakunskaper såsom nihongonouryokushiken eller dylikt. Men det gjorde ingenting skulle det visa sig.

IKEA har precis som en del andra nationella eller internationella storföretag en framarbetad och relativt homogen företagskultur. Andra exempel är H&M, Elgiganten, Stadium och även Apple. Dessa företag kräver oftast inga dokumenterade erfarenheter för grundpositioner, varifrån man sen kan klättra inom företagen. Däremot tittat de noga på vad man är för person, det är därför på intervjun som nästan allt hänger.

Jag hade tur i det fallet att familjen jag jobbade som Au Pair hos kände en av svenskarna som varit med och startat upp och nu håll i anställning av YPP. Jag lärde känna denna person innan IKEA japan ens utannonserat YPP och detta gjorde förstås att jag redan hade en liten, liten fot i processen. Att jag sedan var på plats i Japan när YPP annonserades gjorde att jag kunde gå på informöten och senare intervjuer på varuhusen tillsammans med ett trettiotal andra svenskar som sökte på plats i Japan. De som sökte från Sverige fick finna sig i ett betydligt större sällskap med några hundra sökanden. Jag tror att det kan har hjälpt mig en del att ha varit på plats och då profilera mig bättre.

Som många skriver är kostym ett måste under jobhunting i Japan, undantagen är dock en del av de stora företagen som jag nämnde ovan. Av någon anledning så verkar jobb som kräver någon form av examen också kräva kostym som ett bevis på att dokument är viktiga. Jag hade på mig mörkbruna manchesterbyxor och en lila pikétröja, inte det snyggaste men det enda som kändes någorlunda propert i min garderob. H&M vet jag också har en avslappnad attityd och jag kan tänka mig att Apple inte fnyser om man kommer klädd i lite coolbiz-liknande uppsättningar.

Efter att ha skickat in mitt CV, som i IKEAs fall inte behövde vara standardiserat format så var mina intervjuer upplagda på följande sätt:
Första intervjun var på svenska med två andra IKEA Japan svenskar som jobbade på olika positioner i Yokohamavaruhuset. Här fick jag berätta om mig själv och det grävdes i om jag mötte IKEAs värderingar och så vidare. Väldigt avslappnat, precis som IKEA är var man än kommer i världen. Jag har erfarenhet av det motsatta, d v s en intervju på ett japansk företag som jag blev kallad till en gång men det tar jag i ett annat inlägg. Jag blev tillslut kallad till intervju nummer 2 och där var det en japan och en svenskjapan som jag fick tala 70% engelska med och resten japanska för att verifiera mina språkkunskaper och även här undersöka mina värderingar.

Vi som blev uttagna blev kallade till en upptakt den 2 februari 2007. Vi skulle gå utbildningar i Japan och i andra länder i Europa under några månader för att sedan med ett färskt arbetsvisum börja jobba i position på ett av två varuhus i Japan från juli 2007. Här blev det dock problem då jag och 4 andra inte hade en universitetsexamen. IKEA Japan hade planerat att söka "specialist in humanities"-visum för oss alla 25 och de trodde att det skulle gå även fast inte alla uppfyllde kraven. Men det visade sig att man inte ruckar på japanska immigrationsverket i första taget. Vi 5 fick återvända till arbete i Europa för att fylla kvoten för att jobba under visumstatus: "Transfered Employee", d v s samma status som normala expatriates har när de åker på traktamenten och jobbar utomlands. H&M råkade ut för samma problem under deras uppstart. Här är därför läge att komma med visdomsord:

Om du som läser detta vill jobba i Japan och är nära en examen: ge det tid och ta ut den! En universitetsexamen är nästan ett krav för att kunna bosätta sig i Japan och känna en trygghet i att söka jobb.

Vissa företag som IKEA kan vilja anställa dig ändå, men visumprocessen kan inte ens de största konglomeraten påverka. Om du inte vill/klarar att sätta dig vid skolbänken i 3 år så är alternativen att åka som TE via ett företag (detta kräver att du jobbat minst ett år och förstås sitter på värdefull kompentes som gör dig värd kostnaderna) eller att helt enkelt gifta sig. Men även om en vigsel ger dig uppehålls- och arbetstillstånd så kan fortfarande många företag kräva en examen bara för att det står så i stadgarna. det är byråkratins förlovade land Japan vi talar om. En flexibel och inte helt oangenäm väg är att studera på distans, om du exempelvis är bosatt i Japan av ett eller annat skäl och vill ta en svensk examen. Många svenska universitet har ett stort utbud av 100% distanskurser. Dessa innebär att du kan plocka ihop kurser och sitta framför datorn och studera, ibland med weblektioner, ibland enbart via mejlkorrespondens.

Hursomhelst, jag och mina kollegor jobbade ett år i Sverige på IKEA och kunde då söka TE-visum. Vi fick direkt 3 års arbetsvisum som sedan förnyades. Under denna tid, på sluttampen av IKEA Japan-tiden så sökte jag lite andra jobb, mest av nyfikenhet på hur långt jag kunde komma. Ett rekryteringsföretag vara väldigt positiva och jag talade länge i en telefonintervju. Men trots att jag hade visum för att leva och jobba redan så blev det kalla handen när jag sa att jag inte tagit ut min examen än.

Det ska tilläggas angående TE-visum förrsten: dessa är länkade till det företag som hjälper till att utfärda dem så när du säger upp dig så upphör visumstatusen. Detta är inte fallet med specialist in humanities som är baserade på studier och inte kopplat till ett specifikt företag. Detta visst jag inte när jag sökte andra jobb. En TE har det oftast bra ekonomiskt och en trygghet i anställningen men den är också förväntad att lämna landet efter kontraktstiden. Man är inte 100% fast boende i landet. För de som har livslånga mål med Japan så säger jag återigen: ta ut en examen! Om det så är japanska eller isvensk allmogemåleri spelar mindre roll.

Nästa inlägg tar jag upp lite om arbetskulturen inom IKEA och generellt på ickejapanska företag i Japan.

/Pontus N

Vägen till IKEA Japan

Jag heter Pontus och flyttade till Göteborg från Gävle hösten 2003 för att studera japanska på GU. Mitt livs bästa beslut. Det som började som ett svagt intresse för japansk kultur och språk utmynnade redan efter någon vecka över hiragana och katakana streck till en djup passion och livskall. Jag kommer i några inlägg berätta om min resa in i det japanska arbetslivet och mina härliga och kaotiska år i det japanska samhället.

Vissa kanske redan listat ut att jag och föregående skribent Martin bör ha vistats samtidigt vid GUs japanska institution året 2003, och det är alldeles riktigt. Martin var ekonomistudent med japansk inriktning och tog samma klasser som vi kursare. Det var nog få av oss, speciellt vi kursare, som hade några konkreta och realistiska drömmar om att jobba i Japan efter studierna. 2003 var för GU året då japanhysterin startade på allvar och jag har för mig att 70 studenter infann sig till de 50 platser som erbjöds. Japanska talande svenskar är väl fortfarande inte väldigt vanligt men vid den tiden så var det ovanligt och exotiskt och inte många rapporter om hur det var att bosätta sig i Japan och söka jobb och så vidare fanns att inhämta.

Efter några år av hårda strider om viktiga poäng inför utlandsstudier så började en efter en att röra sig mot Japan för utbytestudier efter vilka de flesta återvände hem till Sverige med starka drömmar om att få återvända. Så även jag. Jag var i Sapporo ett halvår vid Hokkaido Gakugei Daigaku och under denna period skrev jag reseblogg om mina dagar där. Denna följdes av en av mina äldre kurskamrater som började jobba för ett större svenskt företag efter c-kursen. Han hade länge haft stark passion till Japan och faktiskt arbetat där tidigare i livet och ville nu tillbaka. Han kontaktade mig under hösten 2005 och erbjöd mig att bli deras Au pair i Tokyo då han lyckades få anställning på företagets japanska division.

Detta var förstås en helt fantastisk nyhet och möjlighet att återvända till Japan. Jag skulle få bo och äta gratis under 1 år samt få en liten månadspenning som till och med räckte till att studera 2 dagar i veckan på Kai Nihongo Gakkou (vilken jag för övrigt varmt rekommenderar). Allt detta bara för att hjälpa till med de två små rara gossarna i familjen. Detta var alltså 2006 och då gick det fortfarande relativt lätt att skaffa internationell hemhjälp med visumstatus "dependent". Jag hade alltså 1 års visum. Min efterträdare på Au Pair-jobbet hade det lite tuffare då reglerna gjorde det omöjligt för familjen att erbjuda visum utan det fick lösas på andra sätt.

Under 2006 slog IKEA Japan upp dörrarna i deras första varuhus i Japan sedan den misslyckade satsningen på 70-talet. Som många vet är Japan trots det mångafassetterade intryck det ger ett homogent samhälle med försvinnande liten invandring och stark inhemsk kultur i både hem och på arbetsplatser. Detta insåg IKEA som själva har en världskänd stark "IKEA anda", "född ur den småländska myllan"  som man lite fint kan uttrycka det. IKEA sökte "ambassadörer" för svenskhet och IKEA, personer som kunde Japan OCH Sverige. De hade anställt ca 30 stycken svenskar några år tidigare i YPP-young potential programme och 2006 lanserades uppföljaren: YPP2. Inbjudan till informationsmöten om detta skickades exklusivt ut i förväg till bland annat GUs japanska avdelning. Jag fick information om detta i det mejl som GU skickade mig under min Au Pair-tid. Det var bara att sätta sig och fila på CV och introduktionsbrev. Det IKEA Japan sökte och erbjöd var nästan för bra för att vara sant. Jag sökte, blev kallad på en intervju, sedan en till och efter nästan ett halvår efter att jag först skickat in mitt CV så kom mitt livs bästa mejl i december 2006. Tajmingen var perfekt, min Au Pair-tjänst skulle upphöra i slutet av december och IKEA Japan ville att jag skulle infinna mig på huvudkontoret ovanpå varuhuset i Funbashi, Chiba den 1 februari 2007. Jag åkte hem till Sverige och firade jul och förberedde mig inför nästa äventyr.

Ett alltför långt inlägg måhända, jag ska korta ner kommande berättelser.

/Ponchan

Hej

Jag heter Filip Henriksson, tog min examen i japanska 2011 och jobbar för närvarande på ett äldreboende i Urayasu (Chiba) i Japan.

Min väg till att få jobb i Japan började med en inbjudan till ett föredrag som hölls för Gus japanska studenter. Föredraget hölls av en svensk kille som då arbetade på företaget Sato i Tokyo.

 

Vid denna tidpunkt hade jag nyligen kommit hem från mitt andra besök i Japan (läste 2009-2010 på Gakugei University) och på nytt blivit förtjust i landet. Under hösten 2011 arbetade jag parallellt med min kandidatuppsats med att via olika kanaler försöka hitta jobb i Japan. Likt japaner som gör job-hunting, registrerade jag mig på Riku-nabi och Mainabi (jobbsökarsaiter) och letade jobb främst inriktade mot personer som talar både japanska och engelska (finns massor med expanderande företag som letar efter tvåspråkiga personer i japanska och engelska).

Vad jag också gjorde var att jag anmälde mig till ett antal jobbmässor som hölls i Tokyo för att sedan åka på dessa. Numera finns det även jobb mässor som hålls över nätet så man kan delta via datorn och gå hela vägen från att skicka in cv till att bli intervjuad via motsvarande Skype.

En av dessa stora mässor är Boston Career Forum, som hålls i oktober/november varje år. Denna mässa är främst inriktad mot japaner som läser på amerikanska universitet, men är fritt att anmäla sig och delta som svensk. Mässan hålls dels på plats i Boston, men även på internet. Denna internetmässa hålls ett antal veckor efter den riktiga mässan. Därför finns bla. möjlighet att lyssna på uppladdade föredrag som hållits av företagen på den ordinare mässan. Det fungerar så att man anmäler sig till mässan, registrerar cv (bra att förbereda cv på både engelska och japanska) och sedan deltar. Väl inloggad kan man läsa om de olika företagen, chatta med rekryterare till och skicka in sin cv till de företag man är intresserad av för att sedan hoppas på kontakt. Mässan hålls öppen dygnet runt under ett par dagar vilket gör det möjligt att delta för alla på klotet oavsett tid.

Det hålls även två andra kända mässor i Tokyo, en på vintern och en på sommaren (även dessa inriktade främst till japaner som läser på amerikanska universitet men som åker hem på sommarlovet för att göra job-hunting i Japan). Har glömt vad dessa heter men sökord som 留学生向けの就職フェア、バイリガル就職フェアect kan fungera.

Jag bokade upp mig på ett antal jobbmässor som hölls i Tokyo och åkte i december 10 dagar för att delta på dessa. Mina förberedelser bestod i att jag köpt mig en svart kostym, vit skjorta, slips och svarta skor (ska helst vara läder). Detta är ett måste om man ska söka jobb i Japan. Man bör även förbereda cv på både engelska och japanska. Det finns speciella restriktioner för hur en japansk cv ska se ut men detta går att läsa om på nätet.

Jag deltog på tre mässor i Tokyo. Det fungerar ofta så att företagen har bås som man besöker. Det hålls mindre dragningar om 20 min i båsen varefter man kan gå fram och prata med rekryterarna och ev. lämna över sin cv. Det hålls även större dragningar av de större företagen i speciella föreläsningssalar.

En av de mässor som jag var på arrangerades av Boston Career Forum och hölls i Akihabara. På denna mässa var det möjligt att via registrering på nätet i förväg ta kontakt med företagen, boka tid för intervju i för att sedan bli intervjuad på plats. Jag hade ingen sådan intervju inbokad men lyckades få en intervju genom att på förmiddagen lämna över min cv för att sedan bli inbjuden till intervju på eftermiddagen.

Vill man arbeta i Japan finns det speciellt två typer av företag som kan vara intresserade av ens profil. Dels är det företagen som vill globalisera sig och som letar efter tvåspråkigt folk. Här inräknas dels de stora japanska företagen (Hitachi, Rakuten, Toshiba ect) samt utländska företag (Astra Zeneca, Ericsson ect). Dessa företag erbjuder trots ganska skral ingångslön (runt 200 000yen/månad) ofta bra förmåner som möjlighet att bo billigt i företagens lägenheter, betalning för resekostnader till och från jobbet, samt möjlighet att på sikt jobba i andra länder (även Sverige om man skulle få lust att åka hem efter några år). Nackdelen med dessa företag är att processen till jobb är väldigt lång. Ofta är det massor med intervjuer, intelligenstest via nätet ect som kan vara väldigt krävande.

Den andra kategorin som kan vara intresserade av en är rekryteringsföregen. Dessa är kanske mer intresserade av utlänningar är vad de stora japanska företagen gör som hellre vill ha engelskspråkiga japaner är. Att hitta dessa rekryteringsföretag är inte svårt, bara ut och leta på nätet!

Efter min 10 dagars tripp till Tokyo åkte jag hem och fortsatte mitt jobbsökande. Det var nu som jag råkade ha tur att genom en organisation som jobbar med utbyte mellan japanska och svenska företag få tag på den svensk som idag är min chef på det företag jag arbetar på. Efter ett par veckors mail- och telefonkontakt blev jag erbjuden att komma som trainee till hans företag från perioden 1 april till juni. Under perioden framtill avresa skrev jag färdigt min uppsats och var därmed klar för att ansöka om examen (vilket man bör ha för att kunna ansöka om arbetsvisum).

Företaget som jag arbetar på är ett japanskt företag där i princip alla anställda är japaner. VDn är dock svensk och det var genom honom som jag fick erbjudandet att komma hit.

Visumfrågan:

För att få arbetsvisum i Japan är det en klar fördel (eller krävs nästan) att man har en universitetsexamen.

Utöver detta behöver man ett företag som vill anställa en och som är beredda att hjälpa en med visumprocessen.

 

Hoppas denna information kan vara till hjälp!

Filip Henriksson

Martin: R.F. Yamakawaの国際営業

Blev tillfrågad av Martin Nordeborg att dela med mig av mina erfarenheter av att hitta jobb och jobba i Japan eftersom mycket av kontakten med GU alumni är icke existerande. Försök till att blanda praktisk information med personlig upplevelse. Jag har inte hittat jobb genom de vanliga kanalerna utan hittat en egen väg som passat just mig och min situation. Men det är möjligt att man kan hämta inspiration trots detta. Timingen är lyckad eftersom jag precis just nu är mitt i att flytta dit och börja.

Jag började på Handels ekonomprogram 2003, men efter ett antal år och mycket uppehåll, ett års utbyte på Keio i Tokyo 2007-08, och omvald kandidatinriktning så är jag nu 3 resttentor från min kandidatexamen på Handels, eller rättare sagt den gamla varianten Internationell Civilekonom Utbildning med inriktning Japanska, med Management som valt huvudämne för kandidaten. Uppsatsen handlade om Japanska dotterföretag i Sverige och skillnader och konflikter mellan japanska expatriate managers och svenska anställda.

Nu ska jag börja jobba på en japansk möbel- och interiörtillverkares kontor i Tokyo, som internationell säljare. Dvs resa på möbel- och heminredningsmässor i Europa och USA samt ha hand om kundkontakt och praktiska delen med orderhanteringen via internet och telefon på kontoret i Ginza. Jag kommer att vara en av två internationella säljare i detta relativa lilla företag. (http://www.rf-yamakawa.co.jp/)

Beslutet att söka jobb i Japan har varierat över åren, men sedan i fjor visste jag att jag skulle satsa på det på allvar. Efter min tid på Keio har jag varit i Japan minst en gång om året för nöjes skull, och har levt i Tokyo sammanlagt runt två år vid det här laget och minst lika mycket ett hem som Göteborg då jag är född och uppväxt i Lund.

Problem: Visa. För att få arbetsvisum behöver du antingen en fullständig kandidatexamen från ett universitet eller högskola eller X antal års relaterad arbetslivserfarenhet. Dessutom måste du ha ett företag redan som sponsrar det precis om ett universitet som sponsrar ett studentvisa. (För att få ett visum måste du ha ett jobb, och för att få ett jobb måste du ha visum) Jag hade inget av ovanstående då jag innan sommaren ej hade ett jobb, relaterad arbetslivserfarenhet, och examensbeviset kan jag inte få förrän mina sista resttentor är klara (Januari 2013).

Lösningen för mig var att åka till Japan i somras under deras job-hunting period på turistvisum. Det finns massor av sidor, organisationer och företag som kan hjälpa till med att leta jobb, men det förutsätter nästan en längre tid i Japan, minst JPLT2 nivå på din japanska och att du gör som japaner gör. Dvs svart kostym, går på möten, går på intervjuer, går på jobbmässor, använda dig av den standardiserade japanska CV-blanketten etc. Många företag vägrar ordna visum till dig också och letar bara utländska arbetare om de redan har tillåtelse att arbeta i Japan. De flesta är dessutom nyutexaminerade och letar första jobbet. Du letar alltså jobb i konkurrens med resten av japan på japanskt vis. Själv var jag där endast 1,5 månader för jobbsökande, min japanska är verkligen inte JPLT2, jag är redan 28 år och dessutom har jag ingen lust att jobba och leva till 100% som en japan.

Jag har alltid haft ett stort intresse för just interiör, så genom en kontakt som genom sitt jobb kunde ordna en lista på interiörföretag i Tokyo kunde jag skriva personliga brev, bifoga det japanska standard-CV:et samt mitt egna engelska till de intressanta företagen. Detta skedde i slutet av min vistelse och en viss oro att åka hem utan att ha hittat något fanns naturligtvis. Att hitta rätt kanal att söka jobb på är kanske det största arbetet. Men jag fick napp redan dagen efter och bestämde intervjutid och gjorde tydligen ett mycket gott intryck.

Kanske en självklarhet, men i Japan är det ännu tydligare: oavsett intervju, kom alltid i kostym och slips. Man kan inte leva i Japan utan en bra kostym.

Tyvärr åkte jag hem innan slutligt svar då intervjun låg nära hemresan, men väl hemma var det mailkontakt och toppchefen (obs: litet företag) ville träffa mig först innan beslut togs. Istället för att åka tillbaka till Japan kunde jag av en lycklig slump avtala att träffas i Paris då de ställde ut på en mässa där ett par veckor senare. Så jag köpte en Paris biljett och åkte till mässan för den andra och sista intervjun. Detta gick lika bra som första intervjun och jag blev lovad jobb på plats där och hjälpte till resten av dagarna på mässan då jag var där.

Problemet att jag inte har examensbevis än är dock ett hinder. Vår (min och företaget) lösning är att jag gör ett obetalt internship först i 3 månader, dvs turistvisum, och sedan göra mina tentor i Januari och ta ut min examen. Det kommer naturligtvis vara en lång fördröjning på detta i vår då examensenheten tar 1-2 månader på sig och att få ett Certificate of Eligibility för ditt visa tar ytterligare 1-3 månader. Våren är inte helt klar än, men antingen kommer vi försöka ordna ett internshipvisa, vilket inte är helt krångelfritt, eller så fortsätter jag på ytterligare ett turstvisum eftersom att jag under Januari och Februari kan jobba från Europa då vi har tre olika mässor här och därmed kan vara baserad i Sverige i händelse av inget visum.

Men företaget vill ha mig och jag vill jobba just där. För att vara ett japanskt företag så är de väldigt flexibla. Min chef har studerat och jobbat i USA under flera år, de flesta anställda är mellan 25 och 35 år Tokyo kontoret har inte mer än ca 10-15 personer på plats. Dessutom är det en kultur just där att ha fri klädsel om man inte ska på kundmöte, och övertid är något som VD:n aktivt försöker undvika för allas hälsa och trevnad.

Trots en väldigt osäker och märklig väg och situation så är jag ytterst positiv och säker på att det kommer sluta väl. Jag lämnar Sverige den 3:e oktober.

 //Martin Jönsson

ps. jag var tvungen att raka mig för jobbet. sales ska vara prydliga och i kostym och slips, oavsett hur välansat och propert skägget än må vara.